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Sanear cadastros é parte importantes dos negócios. Saiba como garantir qualidade e reduzir riscos nos negócios
A manutenção dos cadastros em uma empresa é um parte essencial para garantir a qualidade e garantir que o uso destas informações alcancem bons resultados. Dados são o petróleo da Era Digital, não apenas nas corporações mas em todos os aspectos da vida moderna e, a cada dia, mais e mais decisões são tomadas baseadas em dados.
Mas sua empresa tem dado a devida atenção aos dados básicos cadastrais que permeiam todos os negócios como dados de clientes, fornecedores, produtos e serviços? E quando foi a última vez que sua empresa validou a veracidade e acuracidade destes cadastros?
Neste texto vamos apresentar os principais pontos que devem ser observados para garantir um cadastro de clientes, fornecedores, produtos e serviços com qualidade que permitirá sua empresa operar com menos risco e garantir melhores decisões baseadas em dados confiáveis e atualizados.
O que é sanear cadastros?
É o processo de revisão, correção e atualização dos dados cadastrais, eliminando duplicidades, corrigindo erros e padronizando informações a serem coletadas. Nas empresas, os principais cadastros se referem a gestão de clientes, fornecedores, produtos e serviços.
Quais as etapas do saneamento de cadastros?
1) Análise e Diagnóstico: nesta etapa é onde se identifica quais são as informações gravadas na base dos sistemas e que são, atualmente, utilizadas nos processos comerciais. É o momento em que se entende se todas as informações disponíveis atenderão as necessidades futuras no uso dos dados cadastrais.
2) Padronização: após identificada as inconformidades, define-se padrões para a entrada de dados nos sistemas de gestão, entre outros, garantindo consistência e uniformidade. Além de prover melhores dados para tomada de decisão, cria-se um ambiente adequado para atendimento das necessidades da empresa.
3) Correção de Dados: é o momento em que se atua na correção das informações erradas ou desatualizadas, eliminando duplicidades, evitando redundâncias que dificultam a manutenção das informações, adicionando novos dados, quando aplicável.
4) Manutenção Contínua: após percorrida as etapas anteriores, é importante organizar a continuidade da qualidade atribuída aos cadastros e a implementação de processos que visam garantir que os dados permaneçam corretos e atualizados ao longo do tempo. Em alguns cenários, devida a dinâmica dos negócios, essa etapa é terceirizada de modo a garantir, até mesmo, a ampliação da extensão da qualidade cadastral.
O cadastro de clientes, fornecedores, produtos e serviços nas empresas é parte crucial para garantir a eficiência operacional, pilar para garantir dados confiáveis para tomada de decisão e conformidade com regulamentações. Atualmente, todas as empresas estão expostas, fiscalmente, a partir do envio de dados de clientes, fornecedores, produtos e serviços, nos mais variados leiautes de obrigações acessórias: REINF, DUIMP, NF-e, CT-e, NFS-e, SPED Fiscal, SPED Contribuições, entre outros, estão entregando dados críticos e que, em muitos casos, sem a qualidade mínima das informações cadastrais.
Aqui na 4SOLVE nós levamos o compliance à sério e, por este motivo, desenvolvemos soluções e prestamos serviços que elevam o nível de qualidade cadastral das empresas à um outro patamar. Se você quer saber como, fale conosco pelo Wathsapp.
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